Privacy Policy
Last updated: 2026-08-17
This Privacy Policy describes how DoneBot ("we", "our", "us") collects, uses, and shares information when you use the DoneBot mobile application (the "App").
1. Information we collect
- Account information: email address, display name, profile avatar, authentication tokens.
- Tasks & groups: titles, descriptions, dates, recurrence settings, completion status, group memberships, and roles you assign.
- Chat with DoneBot (AI assistant): messages you send to the in-app DoneBot assistant are sent to Google Vertex AI (Gemini) for processing. Your conversation history is stored only on your device — our server is stateless and does not keep your chats. The only exception is an AI reply you explicitly report, which is stored on our server for safety review.
- Device & push tokens: a Firebase Cloud Messaging token, a randomly generated device identifier (not a hardware or advertising ID), device model, and app version. DoneBot uses no advertising ID.
- Focus (Pomodoro) sessions: when you run a focus timer, we store the planned length of each interval, how much of it actually elapsed, whether it finished, and when it started and ended. These records let you see your focus statistics across your devices, and let us measure in aggregate how the feature is used. They contain no task titles or content. Sessions you run before signing in stay on your device and are attached to your account the first time you sign in.
- Diagnostic & usage data: Firebase Crashlytics crash reports, and Firebase Analytics usage events (screens opened, tasks created and completed, focus sessions completed, assistant messages sent). Usage and crash collection is on by default; you can turn it off at any time from Settings → Privacy → Share usage & crash data. Performance monitoring is separate and off by default — it collects only if you turn on Share performance diagnostics.
2. How we use information
- To authenticate you and keep your data in sync across devices.
- To deliver task reminders, group invitations, and ownership change notifications.
- To process AI chat requests via Google Gemini (input is sent to Google for inference, but is not used to train Google’s models per their Vertex AI terms).
- To diagnose crashes and improve stability.
- To understand, in aggregate, how DoneBot’s features are used so we can improve them.
3. Sharing & international transfer
We share data only with:
- Group members: tasks, comments, and activity within a group are visible to all members of that group.
- Google Vertex AI (Gemini), region
us-central1 (United States): when you use DoneBot chat, your message and a short task-context summary are sent for processing. Tasks you mark as secret are excluded. Input is not used to train Google’s models per Vertex AI terms.
- Google Firebase: push delivery (FCM) and crash diagnostics (Crashlytics), acting as our processor.
- Infrastructure providers: Render (backend hosting) and Neon (database), acting as processors.
Using DoneBot chat therefore involves transferring that chat data to servers in the United States. We do not sell your personal data.
4. Data retention & deletion
We keep your data only as long as needed:
- Tasks, groups, and account data are kept until you delete them (or delete your account).
- On-device chat history is capped at the most recent 500 messages; access tokens expire after 1 hour and refresh tokens after 30 days.
- In-app notifications are purged after 30 days.
- Focus (Pomodoro) session records are kept for 24 months and then deleted.
- Backups may retain residual data for up to 30 days for disaster recovery.
You can delete your account at any time from Settings → Account → Delete Account. This deletes your personal tasks, group memberships, and device tokens in the same operation, revokes your sessions, and either transfers groups you own to another member (admin preferred) or deletes them if you were the only member.
5. Your rights (GDPR)
If you are in the EU/EEA, you have the right to access, rectify, erase, restrict or object to the processing of your personal data, the right to data portability, and the right to withdraw consent at any time.
- Access / portability: export your data from within the app, or contact us.
- Erasure: the fastest path is Settings → Account → Delete Account.
- Other requests: email donebotapp@gmail.com.
6. Children
DoneBot is not directed to children under 13 (or the equivalent minimum age in your jurisdiction). We do not knowingly collect personal information from children.
7. Changes to this policy
We may update this policy from time to time. The "Last updated" date at the top reflects the most recent change. Material changes will be highlighted in-app where feasible.
Gizlilik Politikası
Son güncelleme: 17.08.2026
Bu Gizlilik Politikası, DoneBot ("biz", "bizim") mobil uygulamasını ("Uygulama") kullandığınızda hangi bilgileri topladığımızı, nasıl kullandığımızı ve kimlerle paylaştığımızı açıklar.
1. Topladığımız bilgiler
- Hesap bilgileri: e-posta adresi, görünen ad, profil avatarı, kimlik doğrulama tokenları.
- Görevler ve gruplar: başlıklar, açıklamalar, tarihler, tekrar ayarları, tamamlanma durumu, grup üyelikleri ve atadığınız roller.
- DoneBot ile sohbet (AI asistan): uygulama içi DoneBot asistanına gönderdiğiniz mesajlar, işlenmek üzere Google Vertex AI (Gemini) hizmetine gönderilir. Konuşma geçmişiniz yalnızca cihazınızda saklanır — sunucumuz durumsuzdur (stateless) ve sohbetlerinizi tutmaz. Tek istisna, açıkça bildirdiğiniz (report) bir AI yanıtıdır; bu yanıt güvenlik incelemesi için sunucumuzda saklanır.
- Cihaz ve bildirim tokenları: Firebase Cloud Messaging tokenı, rastgele üretilen bir cihaz tanımlayıcısı (donanım veya reklam kimliği değil), cihaz modeli ve uygulama sürümü. DoneBot reklam kimliği kullanmaz.
- Odak (Pomodoro) seansları: bir odak sayacı çalıştırdığınızda her aralığın planlanan süresini, gerçekte ne kadarının işlediğini, tamamlanıp tamamlanmadığını ve başlangıç – bitiş zamanını saklarız. Bu kayıtlar odak istatistiklerinizi cihazlarınız arasında görebilmenizi sağlar ve özelliğin nasıl kullanıldığını toplu düzeyde ölçmemize yarar. Görev başlığı veya içeriği içermez. Giriş yapmadan önce çalıştırdığınız seanslar cihazınızda kalır ve ilk giriş yaptığınızda hesabınıza bağlanır.
- Teşhis ve kullanım verileri: Firebase Crashlytics çökme raporları ve Firebase Analytics kullanım olayları (açılan ekranlar, oluşturulan ve tamamlanan görevler, tamamlanan odak seansları, asistana gönderilen mesajlar). Kullanım ve çökme verisi toplama varsayılan olarak açıktır; Ayarlar → Gizlilik → Kullanım ve çökme verisini paylaş yolundan istediğiniz zaman kapatabilirsiniz. Performans izleme bundan ayrıdır ve varsayılan olarak kapalıdır — yalnız Performans teşhisini paylaş ayarını açarsanız veri toplar.
2. Bilgileri nasıl kullanırız
- Sizi doğrulamak ve verilerinizi cihazlar arasında senkronize tutmak için.
- Görev hatırlatmaları, grup davetleri ve sahiplik değişikliği bildirimleri göndermek için.
- AI sohbet isteklerini Google Gemini üzerinden işlemek için (girdi, çıkarım amacıyla Google’a gönderilir; Vertex AI şartlarına göre Google’ın modellerini eğitmek için kullanılmaz).
- Çökmeleri teşhis etmek ve istikrarı artırmak için.
- DoneBot özelliklerinin nasıl kullanıldığını toplu (kişi bazlı olmayan) düzeyde anlamak ve geliştirmek için.
3. Paylaşım ve yurt dışına aktarım
Verilerinizi yalnızca şunlarla paylaşırız:
- Grup üyeleri: bir grup içindeki görevler, yorumlar ve etkinlikler o grubun tüm üyelerine görünür.
- Google Vertex AI (Gemini),
us-central1 bölgesi (Amerika Birleşik Devletleri): DoneBot sohbetini kullandığınızda mesajınız ve kısa bir görev-bağlamı özeti işlenmek üzere gönderilir. Gizli olarak işaretlediğiniz görevler hariç tutulur. Girdi, Vertex AI şartlarına göre Google’ın modellerini eğitmek için kullanılmaz.
- Google Firebase: bildirim iletimi (FCM) ve çökme teşhisi (Crashlytics); veri işleyen rolüyle.
- Altyapı sağlayıcıları: Render (sunucu barındırma) ve Neon (veritabanı); veri işleyen rolüyle.
Yurt dışına aktarım: DoneBot sohbetini kullanmanız, bu sohbet verisinin ABD’deki Google sunucularına aktarılması anlamına gelir. Bu aktarım, sohbeti başlatmanızla (talebinizle) gerçekleşir. Kişisel verilerinizi satmayız.
4. Veri saklama ve silme
Verilerinizi yalnızca gerektiği süre boyunca saklarız:
- Görevler, gruplar ve hesap verileri, siz silene (veya hesabınızı silene) kadar saklanır.
- Cihazdaki sohbet geçmişi en fazla son 500 mesajla sınırlıdır; erişim tokenları 1 saat, yenileme tokenları 30 gün sonra sona erer.
- Uygulama içi bildirimler 30 gün sonra silinir.
- Odak (Pomodoro) seans kayıtları 24 ay saklanır, ardından silinir.
- Felaket kurtarma için yedeklerde kalan veriler en fazla 30 gün boyunca saklanabilir.
Hesabınızı istediğiniz zaman Ayarlar → Hesap → Hesabı Sil yolundan silebilirsiniz. Bu işlem; kişisel görevlerinizi, grup üyeliklerinizi ve cihaz tokenlarınızı aynı anda siler, oturumlarınızı iptal eder ve sahibi olduğunuz grupları başka bir üyeye devreder (yönetici tercih edilir) ya da tek üye sizseniz siler.
5. KVKK Aydınlatması ve Haklarınız
Veri Sorumlusu: Berat Baran (İstanbul, Türkiye) — donebotapp@gmail.com.
Kişisel verileriniz; hesabınızı oluşturmak ve doğrulamak, görev/grup özelliklerini sunmak, bildirim göndermek ve (kullandığınızda) AI sohbet isteğinizi işlemek amaçlarıyla, KVKK m.5/6’daki “sözleşmenin kurulması/ifası” ve “meşru menfaat” hukuki sebeplerine dayanılarak işlenir. Sohbet verisinin yurt dışına aktarımı için yukarıdaki 3. bölüme bakınız.
KVKK m.11 uyarınca şu haklara sahipsiniz: kişisel verinizin işlenip işlenmediğini öğrenme, işlenmişse bilgi talep etme, işlenme amacını ve amaca uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme, yurt içinde/dışında aktarıldığı üçüncü kişileri bilme, eksik/yanlış işlenmişse düzeltilmesini, şartları oluştuğunda silinmesini/yok edilmesini, düzeltme/silme işlemlerinin aktarıldığı kişilere bildirilmesini isteme, münhasıran otomatik sistemlerle analiz sonucu aleyhinize bir sonuç doğmasına itiraz etme ve zarara uğrarsanız giderilmesini talep etme.
Başvuru: Bu haklarınızı kullanmak için donebotapp@gmail.com adresine yazabilirsiniz. Silme için en hızlı yol uygulama içi Ayarlar → Hesap → Hesabı Sil akışıdır.
6. Çocuklar
DoneBot, 13 yaş altındaki çocuklara yönelik değildir ve çocuklardan bilerek kişisel bilgi toplamayız. 13–18 yaş arasındaki kullanıcılar uygulamayı yalnızca ebeveyn/veli onayı ile kullanmalıdır.
7. Bu politikanın değişiklikleri
Bu politikayı zaman zaman güncelleyebiliriz. Üstteki "Son güncelleme" tarihi, en son değişikliği yansıtır. Önemli değişiklikler mümkün olduğunda uygulama içinde vurgulanır.
